1. Ken je deelnemers en zorg dat het doel van de meeting duidelijk is
2. Bepaal welk gedrag je tijdens en na de meeting wilt stimuleren
3. Ontwerp de agenda en stem de werkvormen bewust af op het beoogde resultaat en de groep
4. Plan de bijeenkomst: kies locatie, datum en tijdstip en stuur een uitnodiging met voorbereidende (denk) opdracht
5. De sessie zelf
6. (Denk vooraf na over) de verslaglegging en opvolging
7. Experimenteer, evalueer en leer

Zoals je ziet, zit er flink wat voorbereiding in een effectieve sessie. Hieronder volgt een toelichting op elke stap.

Stap 1. Weet jij wat de deelnemers individueel beweegt om naar jouw meeting te komen? Is het doel van de meeting al bekend en zien de deelnemers daar wel het nut van in? Is er een gezamenlijk beeld van het doel van deze meeting?

Een effectieve teamsessie start met een helder doel en kennis van je deelnemers. Begin vooraf al met draagvlak creëren over het doel en het beoogde resultaat van de meeting. Weet jij waarom jouw mensen naar jouw meeting komen? Geen idee? Stel dan eens de vraag “Wat willen jullie bereiken? Wanneer is deze meeting/sessie een succes?”. Geven de deelnemers daar niet direct een eerlijk antwoord op? Dan is er eerst nog wat werk aan de winkel op dat vlak of kies dan voor een veilige werkvorm. Laat deelnemers bijvoorbeeld eerst in subgroepjes of duo's ideeën uitwisselen en vraag daarna pas plenair uit. Of verzamel ideeën (wel of niet anoniem) op (digitale) post-its* om deze daarna eventueel nog te clusteren.

*In bijvoorbeeld Miro, een Teams White board of FigJam.

Een goede meeting orkestreer je al in de periode vooraf. Door draagvlak te creëren over het doel van de meeting bijv. huiswerk te sturen met een (korte) voorbereidende (denk-)opdracht, of een inspirerende uitnodiging met een appel op de drijfveren van de teamleden, een link naar de strategische doelen of een actie naar het jaarplan of een 1-op-1 gesprek met je deelnemers. Maar let op, zonder de inhoud al te veel te willen sturen. Die wil je vooral in de meeting op tafel hebben.

Stap 2. Welk gedrag wil je stimuleren?

Merk je dat bepaalde teamleden vaker aan het woord zijn dan anderen of dat je zelf toch eigenlijk wel veel aan het woord bent tijdens de meeting? Maar beoog je eigenlijk meer betrokkenheid en veel meer constructieve interactie? Start dan niet zelf met een lange presentatie en geef ook niet te veel ruimte aan de "voorgrond" of lange monologen. Interactie betekent echt luisteren en reageren op elkaar. Open staan voor de ander. Echt in gesprek gaan en de dialoog aangaan. 

Zorg dat alles wat je doet in de meeting dit gedrag stimuleert en wees scherp op de communicatie- en luistervaardigheden van de deelnemers. In het hier en nu leert een team het snelst. Vaak is een korte reminder aan het begin van de meeting om te vragen tijdens discussies eerst te reageren op dat wat de ander heeft gezegd alvorens het eigen punt naar voren te brengen al genoeg. Probeer het eens het effect zal je verbazen.

Stap 3. Bepaal nu pas de agendapunten en besluitpunten

Nu pas ga je de agenda en werkvormen bepalen. Maar niet voordat je het resultaat van de meeting voor jezelf concreet hebt gemaakt. Wanneer is het een succes en wat is er klaar aan het eind van de sessie? Denk daarbij niet alleen in termen van inhoudelijke resultaten maar ook aan gedrag.

Ga aan de slag met een conceptagenda met behulp van de invultabel hieronder. Je zult zien, het werkt echt.

Stap 4. Plan de bijeenkomst en bepaal locatie en tijdstip aan de hand van het beoogde resultaat

Leef je echt in in de deelnemers.

Denk je dat de deelnemers op dat tijdstip en op die locatie de beste input kunnen geven en het gewenste gedrag kunnen laten zien?

Het effect van verandering van de omgeving is vaak groter dan je zal vermoeden. Indien het niet mogelijk is om naar een andere locatie of bijvoorbeeld naar buiten te gaan, wees dan eens creatief met de tafelopstelling (of kies voor geen tafelopstelling, maar een staande meeting of een kring). Wees ook creatief met de middelen die je gebruikt. Kies bijvoorbeeld een keer voor een ouderwetse flipover i.p.v. een scherm (als iedereen dat gewend is) of juist wel een scherm én een tool zoals Mentimeter, Miro, FigJam of een Kahoot quizz waarbij de interactie duidelijk op het scherm wordt. Maak eens gebruik van muziek en of neem wat versnaperingen mee.

Stap 5. De bijeenkomst zelf

Over het begeleiden van groepen is oneindig veel geschreven. Bij deze bied ik hierbij enkele praktische tips.

Hou de groep scherp op het gezamenlijke doel. Maak indien mogelijk de deelnemers daar gezamenlijk verantwoordelijk voor. Dat gaat gemakkelijker als ieder teamlid het nut van de meeting inziet. Maak eventueel gebruik van een Parkeerplaats flip-over voor overige belangrijke zaken en hete hangijzers die niet tijdens de bijeenkomst kunnen worden afgehandeld. 

Voorkom hiermee dat jouw meeting gehijacked wordt en je jouw oorspronkelijke doel niet bereikt. 

Zorg er wel voor dat je aan het eind van de bijeenkomst een actiehouder aan deze punten koppelt of een andere opvolgingsactie afspreekt met de groep. 

Stap 6. Verslaglegging, en opvolging

Denk alvast na over wat je vast wilt leggen en hoe de opvolging van dat wat besproken en besloten is gaat zijn.

Met wie wordt het resultaat gedeeld en hoe worden de eventuele besluiten en acties gemonitord?

Stap 7. Experimenteer en Evalueer!

Experimenteer en leer. Start met kleine veranderingen als je het spannend vindt. En evalueer voor jezelf en samen met het team wat het effect was van de verschillende werkvormen op het resultaat (gedrag en inhoud). Maak daarbij de keuze of je dat direct aan het eind van de meeting doet met een daarvoor geschikte werkvorm of liever in een aparte sessie.